Для отправки и получения уведомлений о необходимости выполнения заданий используется встроенная в SMARTEAM почтовая система уведомлений SmartBox. Пользователи могут настроить ее на периодическую проверку поступления новых сообщений. Системы электронной почты не требуется, однако, SMARTEAM может быть присоединен к электронной почте, чтобы иметь возможность дополнительного уведомления и информирования пользователей.

Инструкции, файлы и данные, которые должны быть задействованы, присоединяются к посылаемым сообщениям. Большие наборы данных, например, CAD-модели, в действительности не посылаются, но пользователю сообщается их расположение, чтобы он мог легко получить доступ к ним. Это обеспечивает небольшой размер присоединенного пакета. Отправленные данные задач и инструкции появляются в почтовом ящике получателя. Уведомления о событиях (например, об утверждении) могут быть также посланы другим пользователям, которым не нужно выполнять никаких действий.

Как было отмечено в п. 5, графики производственных заданий (детализированные бизнес-процессы) хранятся в ЕИП ТПП как данные и являются неотъемлемой частью ЕИП. Доступ к этим данным и работа с ними реализуются механизмами Workflow PDM-системы.

С целью обеспечения дополнительного сервиса при планировании сроков выполнения заданий, система SMARTEAM обеспечивает интеграцию с системой календарного планирования MS Project. Перечень подлежащих выполнению заданий представлен в MS Project в виде диаграмм Ганта, что позволяет более наглядно видеть имеющийся план и корректировать его. Поскольку интеграция SMARTEAM и MS Project является двунаправленной, то пользователь всегда может выбрать ту форму представления бизнес-процессов, которая в данный момент является для него более удобной, и работать с ней.

Возвращаясь к диаграммам деятельности отметим, что узлы диаграммы (действия) соответствуют узлам графика Workflow, а отношения между узлами (связи) - соединителям графика. Узел графика характеризуется также исполнителем данного действия; на диаграмме такой исполнитель соответствует конкретной дорожке. Однако, дорожка может соответствовать как отдельному исполнителю, так и производственному подразделению, а исполнитель в узле графика Workflow соответствует автоматизированному рабочему месту. Это важное различие требует установления определенных правил перехода от диаграмм деятельности к графикам Workflow. В качестве таких правил можно сформулировать следующие.